Jak zorganizować sobie ”papierkową robotę”?
Inwestując w nieruchomości, musimy być przygotowani na pracę papierkową, a jej częstotliwość zależy m.in. od tego, czy inwestujemy za pomocą pośrednika lub pełnomocnika, czy zarządzamy nimi samodzielnie lub wybieramy do tego specjalną firmę. Na co byśmy nie postawili – i tak raz na jakiś czas czeka nas ‘’papierkowa robota’’. Nic tak nie pomaga w pracy z dokumentami, jak dobra organizacja. Jak zatem działać szybko i efektywnie?
Wydaje się, że nie ma nic prostszego, niż praca ‘’za biurkiem’’ – po prostu siedzisz w otoczeniu dokumentów i niczym nie musisz się martwić. Okazuje się, że rzeczywiście praca w biurze może być całkiem przyjemna… Lecz, niestety, często bywa również największym utrapieniem – a to wszystko zależy od umiejętności organizacji.
Jeśli każda sprawa, czy to bieżąca, czy zakończona, ma swoje miejsce, to wszystkie potrzebne papiery, dokumenty i informacje znajdujemy w jednej chwil – bez żadnego namysłu. Unikamy dzięki temu stresu i wielu problemów… Bo jeśli zgubimy pewnego dnia jakieś ważne pismo, wpakujemy się w niezłe tarapaty. Jeśli nie wypracujemy sobie własnego systemu zarządzania dokumentami i nie nauczymy się oddzielać różnych spraw, możemy być pewni, że chaos i nerwowe sytuacje czekają na nas na porządku dziennym.
Organizację papierkowej roboty warto zacząć od uporządkowania bieżących spraw. W tym celu najlepiej jest podzielić je na kategorie np.: sprawy w toku, sprawy zakończone, dokumenty do podpisu i akceptacji, ‘’trudne sprawy’’, kadry. Dokumenty najlepiej jest segregować w kuwetach aż do czasu ich zakończenia, kiedy to możemy schować papiery do przeznaczonego dla nich segregatora. Ważne jest, by regularnie (np. raz na tydzień lub częściej – to zależy, ile spraw udało się ‘’domknąć’’) opróżniać kuwetkę ze sprawami zakończonymi, a sprawy w toku trzymać w innej, do której zawszy mamy łatwy i szybki dostęp.
Co właściwie kryje się pod hasłem ‘’sprawy bieżące?’’. To najczęściej różne procesy przy inwestycji, których realizacja jeszcze się nie rozpoczęła, np. akt notarialny, który trzeba skatalogować i włożyć do stosownego segregatora danej nieruchomości. Gdy już to zrobimy, automatycznie sprawa bieżąca zmienia status w zakończoną. Segregacja różnych projektów to najlepsze ułatwienie pracy w biurze, które daje poczucie bezpieczeństwa i świadomość, że nad wszystkim się czuwa.
Najważniejsze w organizacji swojej ‘’papierkowej roboty’’ jest dostosowanie jej do siebie i swojej codzienności. Warto korzystać ze wszystkich ułatwień, jakie istnieją na rynku: skoroszyty, koszulki, przekładki, organizery na biurko, segregatory… Niektórym może się to kojarzyć z pracą pań z urzędów, ale to przedmioty, które dadzą wytchnąć z ulgą każdemu, kto ma styczność z papierami.
Jednym z największych plusów porządku w dokumentach jest to, że gdy jeden z Twoich współpracowników spyta: ‘’Gdzie jest to pismo dnia XYZ’’, Ty od razu wiesz, gdzie go szukać – bez stresu i straconego czasu. Jeśli zależy Ci na własnych nerwach – dbaj o porządek w dokumentach 🙂
